Communiceren met je debiteuren zo doe je dat goed

Collect.nlNieuws / Communiceren met je debiteuren zo doe je dat goed

Wist je dat ruim van de helft van de facturen niet binnen de betalingstermijn wordt voldaan? Het is daarom belangrijk jouw klanten op tijd te herinneren. Maar hoe pak je dit aan? Je wilt per slot van rekening de goede relatie niet verstoren. Communiceren met je klanten c.q. debiteuren is niet ingewikkeld, mits je weet hoe je het aanpakt.

Wees duidelijk
Jij levert jouw klant een dienst of product waarna je een factuur verstuurd. Logisch. Maar heb jij zelf wel eens kritisch naar jouw factuur gekeken? Om onduidelijkheden en daarmee miscommunicatie te voorkomen is het belangrijk dat deze aan een aantal eisen voldoet. Zo is het aan te raden de factuur eenvoudig en overzichtelijk te houden, zonder al te veel poespas. Vermeld expliciet welke dienst of product je hebt geleverd en wat hiervoor het bedrag is dat je in rekening brengt. Daarnaast dien je de uiterlijke betaaldatum, je rekeningnummer en het betalingskenmerk te vermelden.

Maak het gemakkelijk
Om een snelle betaling van de openstaande factuur te stimuleren is het aan te raden om jouw klanten de mogelijkheid van online betalen aan te bieden. Wanneer jij hen via een e-mailbericht een link stuurt waarmee ze eenvoudig via iDeal kunnen betalen, zal je merken dat zij eerder geneigd zijn de factuur direct te voldoen. Simpelweg omdat dit hen een aantal handelingen scheelt. Ook wordt het gebruik van een QR-code steeds populairder.

Kies de juiste tone of voice
Wordt de betaaltermijn dan toch overschreden? Geen paniek. Jouw debiteur kan het simpelweg vergeten zijn. Een herinneringsmail of een informele brief waarin je hen aan de openstaande factuur herinnert, is daarom voldoende. Geef hierin aan dat zij waarschijnlijk de factuur over het hoofd hebben gezien en vraag hen of zij zo vriendelijk willen zijn deze alsnog binnen een week te betalen. Een groot gedeelte zal n.a.v. dit bericht direct de factuur voldoen. Mocht de betaling hierna alsnog uitblijven? Neem dan op vriendelijke wijze telefonisch contact op met je klant om te vragen naar de reden van de uitgebleven betaling. Onthoud dat je met een positieve benadering altijd het verst komt.
 

Meer informatie

Zou jij jouw debiteuren graag op de juiste manier benaderen, zodat de relatie tussen jullie goed blijft? Ook wanneer er sprake is van een niet tijdig betaalde factuur? Bij Collect weten we hoe je dat aanpakt.

Jouw debiteurenbeheer op orde houden, zonder dat het veel tijd en moeite kost; het kan wanneer je kiest voor ons Collect debiteurenbeheersysteem. Meer weten? Wij vertellen je er graag meer over.