Zelfstandig vernieuwend en verantwoord aan de slag met debiteurenbeheer

Collect.nlNieuws / Zelfstandig vernieuwend en verantwoord aan de slag met debiteurenbeheer

Happy Debiteurenbeheer | Full Service Debiteurenzorg

AAA Collect, een zelfstandige onderneming onder de paraplu van PTI, richt zich volledig op het faciliteren van debiteurenbeheer en incassotrajecten. Concreet biedt AAA Collect twee nieuwe diensten.

De eerste dienst, Collect, is een selfservice concept waarmee de klant op een efficiënte en kostenbesparende manier het debiteurenbeheer (al dan niet geautomatiseerd) uitvoert.

De andere dienst heet Stream en is geheel full service. Deze debiteurenzorg-service gaat als incassodienst een stap verder. Een team van debiteurenregisseurs behandelt vorderingen op maatschappelijk verantwoorde wijze.

Collect en Stream gebruiken beiden dynamische (sommigen gebruiken de term hybride) communicatievormen die wetenschappelijk zijn getoetst in combinatie met een zorgvuldig samengestelde tone of voice.

De directie van AAA Collect wordt gevormd door Marco van Katwijk en Jan Posma. Marco is, mede door zijn brede ervaring en visie met betaalprocessen en incassodienstverlening, toegetreden tot de directie. Zijn benoeming tot “Credit Manager of the Year in 2014” onderschrijft zijn competentie. Jan Posma was in het verleden één van de sturende krachten bij de Dun & Bradstreet Incassodivisie.

Geautomatiseerd proces
Jan Posma: ‘Collect is een geautomatiseerd proces. Binnen dit proces wordt het boekhoudprogramma van het bedrijf gekoppeld aan ons webbased systeem, waardoor het debiteurenbeheerproces direct wordt opgestart en wij alle communicatiewerkzaamheden uitvoeren. Denk hierbij aan het versturen van herinneringsbrieven en e-mails tot en met het telefonisch contact met de debiteur, bijhouden van betalingen, faciliteren van betalingsregelingen en oplossen van vragen en betwistingen. Via de webtool kunnen zowel debiteuren als crediteuren eenvoudig vragen stellen of betalingen verrichten. Uit ervaring is gebleken dat ruim 95 procent (soms zelfs meer) van alle facturen wordt betaald door dit slimme proces. Collect faciliteert de ‘uitzonderingen’ zo handig dat ook het restant vaak wordt betaald.’

Zeer transparant
‘Als facturen open blijven staan, wordt na het verzenden van de wettelijk verplichte WIK/BIK brief automatisch het incassotraject opgestart. De opdrachtgever kan via het persoonlijke online dashboard het gehele proces realtime volgen, de facturen inzien en/of het incassotraject op ieder gewenst moment pauzeren of stopzetten.

Het gehele proces verloopt automatisch en kan door de crediteur en debiteur via online dashboards worden gemonitord en gestuurd. Zowel vragen en antwoorden als actiebepalingen lopen via deze dashboards zonder tussenkomst van een derde. Onnodige werkzaamheden, zaken afstemmen met diverse partijen en tijdverlies behoren hierdoor definitief tot het verleden.

Door AAA Collect besparen opdrachtgevers veel tijd en moeite waardoor er energie overblijft om te ondernemen. Bovendien ontvangt de klant het geld direct op zijn rekening. Het prijsmodel van Collect is zeer transparant en biedt voor iedere ondernemer – van ZZP’er tot (groot) MKB’er – een passend en voordelig pakket. De doelstelling van Collect is dat u op efficiënte wijze alle vruchten plukt van het incassoproces. Kosten zijn er per slot van rekening niet om gemaakt te worden maar om terug te verdienen.

Sociaal-maatschappelijk
‘Blijft het invorderen van de betalingen achterwege en is het incassotraject onvermijdelijk, dan is Stream een voor de hand liggende keuze’ aldus Marco van Katwijk. ‘Bij Stream ligt de aandacht op het incasseren van de openstaande factuur, maar dan op sociaal-maatschappelijke wijze. Gedurende dit full service incassotraject worden debiteuren op diverse manieren – zowel via e-mail, schriftelijk als telefonisch – benaderd. Incassokosten worden stapsgewijs opgevoerd. Hierbij krijgt de debiteur alle ruimte om zijn verhaal te doen. We zijn onderscheidend, omdat we debiteuren behandelen als klant. We zijn ervan overtuigd dat we op deze manier zowel de debiteur als onze klant een dienst bewijzen en beiden na betaling en afronding van een incasso nog steeds met elkaar door één deur kunnen. Tegenwoordig is de term warme Incasso zelfs hot. Bij AAA Collect zijn we voorloper en boegbeeld van deze filosofie.’

Ongekend hoog
AAA Collect richt zich met haar debiteurenbeheer op twee unieke markten. Op de eerste plaats zowel de onder- als bovenkant van het MKB (tot en vanaf 50 medewerkers) gevolgd door de grote corporaties, oftewel de top van de markt. Het gaat hierbij veelal om nutsbedrijven en aanverwante sectoren.

Jan Posma: “Graag komen we via administratie- en accountantskantoren in gesprek met prospects. Ons debiteurenbeheer en debiteurenzorgdiensten zijn vooral voor bedrijven met frequente verkoopprocessen met klantrelaties interessant. Daarbij gaat het niet alleen om het ontzorgen.”

Communicatie is een belangrijke reden voor succes. Dat is de ervaring die we tijdens onze activiteiten bij diverse waterleiding- en energiebedrijven hebben opgedaan. Ook bij debiteurenbeheer gaat het om de juiste interactie. Die interactie stemmen we af op de behoefte van de klant, door zowel online als offline communicatie aan te bieden. Voorbeelden van communicatiekanalen die wij inzetten zijn: schriftelijke communicatie, online berichten, video’s, telefonisch contact en/of SMS-berichten met de mogelijkheid tot personalisatie. Dankzij deze manier van communiceren, realiseert PTI scores tot wel 98 procent. Dat is ongekend hoog. Bij onze debiteurendienstverlening is het de uitdaging om door een gedegen debiteurenbeheer het aantal posten ter incasso zo laag mogelijk te houden. Als er toch incasso nodig is, dan bieden we met Collect en/of Stream de benodigde tools om de vordering te incasseren. Dat vraagt om een goede aanpak. Dat noemen wij: happydebiteurenbeheer.nl.

Over Pincode Telenet en AAACollect
Pincode Telenet (PTI) verzorgt – voor alle water- en energieleveranciers – op uniforme wijze ook de verzending en verwerking van meterstanden. Dit gebeurt per post, telefonisch, via internet en alle andere beschikbare communicatiekanalen. Met AAACollect biedt PTI een unieke dienst voor debiteurenbeheer & incasso.

PTI werkt continu aan de ontwikkeling van softwareoplossingen en speelt daarbij met name in op de communicatie; hun corebusiness. Naast de nutssector richten ze zich tevens op andere branches. Vaak worden in de oplossingen die PTI bedenkt beproefde elementen uit de processen – die voor de energie- en waterbedrijven ontwikkeld zijn – toegepast. Een succesvol full service concept waarmee ze de onbetwiste marktleider is geworden. De volgende stap van PTI? Een full service concept debiteurenbeheer en incasso AAA Collect dat minstens zo succesvol is.